Ser produtivo é uma das principais buscas entre profissionais e empreendedores. Mas produtividade não significa trabalhar mais, e sim encontrar formas de gerenciar as tarefas e ter uma rotina estruturada. 

E como fazer isso? Com organização e disciplina. Se você procura dicas de como ser produtivo sem aumentar as horas trabalhadas, esse artigo é para você. 

Entendendo a produtividade

Podemos dizer que a produtividade é a capacidade de cada indivíduo em priorizar tarefas e administrar bem o próprio tempo. Ou seja, não se trata de uma fórmula para se dedicar ainda mais ao trabalho, mas sim de gerar mais efetividade no trabalho e qualidade de vida. 

A chave para ser produtivo é saber colocar limites em atividades que pouco agregam e eliminar as demandas que gastam tempo e energia, além de sobrecarregarem a rotina e o emocional.  Saber dizer não, reduzir a exposição a redes sociais e grupos de trabalho, e priorizar a saúde física e mental, portanto, são passos importantes para quem busca alcançar a produtividade.

Diferenças entre ser ocupado e ser produtivo

Estar ocupado o tempo todo, ter a agenda cheia e sacrificar a saúde e os momentos de lazer não são indicativos de alta performance. Ser produtivo é ser capaz de organizar a rotina para ter tempo de qualidade no trabalho e para atividades que promovam bem-estar, lazer e diversão. Sem deixar de lado o descanso! 

Quando você tem momentos de descanso e prazer, consegue ser produtivo no trabalho. Sendo mais produtivo, sobra mais tempo para gastar com a vida pessoal. Isso vira um ciclo virtuoso que beneficia todos os aspectos da vida. 

Como ser mais produtivo

Tudo bem, você já entendeu que ser produtivo não está ligado a trabalhar mais e que uma rotina equilibrada pode trazer muitos benefícios, tanto para a vida pessoal quanto a profissional. Mas como atingir esse nível de produtividade?

O primeiro passo é entender como você trabalha, quando você faz melhor uso do seu tempo e quais tarefas demandam mais ou menos de você. Também é muito importante entender quanto tempo você gasta em cada tarefa e quais podem ser agrupadas e otimizadas. 

Depois de entender a sua rotina e as suas demandas, tanto no trabalho quanto fora dele, é hora de usar algumas dicas para transformar essa agenda em uma rotina possível e menos estressante. 

Priorize as tarefas principais

Uma ferramenta de produtividade fundamental é a priorização. Saber escolher quais tarefas são essenciais e quais devem ser prioridade no dia permite dedicar tempo e energia para aquilo que vai trazer mais resultados. 

Para isso, faça uma lista de todas as demandas que precisam ser realizadas na semana e quais devem ser feitas a cada dia. Não adianta escolher oito, nove ou dez tarefas diárias. Defina, no máximo, três e, caso sobre tempo, faça outras que ficaram em segundo plano. 

Agrupe tarefas parecidas

Outra dica para ser produtivo é agrupar tarefas parecidas. Checar o e-mail, fazer ligações e enviar mensagens são tarefas que, quando feitas várias vezes ao longo do dia, roubam muito do seu tempo. 

Uma dica para otimizar as tarefas é separar blocos do dia para cada tipo de demanda. Separe um momento para fazer todas as ligações do dia, por exemplo. Então, quando tiver que fazer tarefas que demandam mais concentração, como escrever ou preencher planilhas, vai ser mais fácil se desligar das notificações por um tempo e focar no que estiver fazendo.

Delegue o que pode ser feito por outra pessoa

Depois que definir quais tarefas são prioridade, tente delegar tarefas menos importantes para outras pessoas. E essa dica vale para as tarefas fora do trabalho também. 

Faça isso dividindo as tarefas domésticas de forma igualitária entre todos os membros da casa. Até as crianças podem entrar no jogo fazendo tarefas apropriadas para a idade, como arrumar a cama e o quarto, aspirar a casa, arrumar a mesa, entre outros. 

Utilize as ferramentas a seu favor

Há diversas ferramentas que podem ajudar a ser produtivo e manter uma rotina organizada. Notion, Todoist, Asana e Trello são algumas das ferramentas mais comuns. Elas permitem compartilhar listas e calendários com outras pessoas e receber notificações com as tarefas importantes do dia.

 Mas tem aqueles que ainda gostam da boa e velha agenda física. Não importa qual o canal que você use, o importante é saber olhar para sua rotina, estabelecer limites e conseguir manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.