Já passou pelo processo de ter uma lista grande de demandas para fazer e não saber por onde começar?

A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de demandas que pode te ajudar nessa tarefa! 

Baseada em três critérios (gravidade, urgência e tendência), ela ajuda a definir o grau de importância de cada demanda, estabelecendo uma lista de prioridades. 

Confira como a Matriz GUT funciona, entenda cada um dos critérios e saiba como colocá-la em prática a seguir! 

Como a Matriz GUT funciona?

A Matriz GUT é composta por três critérios: gravidade, urgência e tendência, que devem receber notas de 1 a 5. 

Veremos cada um deles: 

Gravidade: mede o impacto

O critério de gravidade considera o impacto que a demanda poderá causar na organização do projeto ou na sua vida pessoal, caso não seja realizado logo. 

Se pergunte quais efeitos a não realização dessa demanda poderá causar ao longo do tempo? 

Os níveis de gravidade são: 

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave

O conserto de um equipamento é mais grave do que um lançamento de um produto, por exemplo. 

Urgência: mede o tempo

A urgência é um critério que leva em consideração o prazo disponível para realizar a demanda. 

Pense em quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado, lembrando que quanto menor o prazo, maior a urgência. 

Assim, os níveis de urgência são: 

1. Sem urgência
2. Pouco urgente
3. Urgente
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente

Assim, considerando que o projeto do cliente A precisa de uma semana para ficar pronto, enquanto que o do cliente B precisa de um mês, o projeto A é mais urgente que o B. 

Tendência: mede a probabilidade de crescimento do problema

O último critério da Matriz GUT leva em consideração a predisposição de um problema piorar com o tempo. 

Sabe aquele problema que começa pequeno, mas com o passar do tempo vira uma bola de neve? 

Então, ele ganhará uma nota maior na tendência do que um problema que não tende a piorar com o tempo. 

Por isso, os níveis de tendência são: 

1. Sem tendência de piorar
2. Piorar em longo prazo
3. Piorar em médio prazo
4. Piorar em curto prazo
5. Agravar rápido

Como montar a Matriz GUT?

Agora que você já entendeu os três critérios da Matriz GUT, chegou a hora de colocar em prática e entender como montá-la e usá-la para facilitar sua organização de demandas. 

Liste os projetos que precisa gerenciar

O primeiro passo da Matriz GUT é listar todas as demandas, tarefas e projetos que precisam ser entregues. 

Se você já incluir algumas informações, como responsável pelo projeto, prazo de entrega, cliente e se está ou não em andamento, o próximo passo vai ser mais fácil. 

Defina nota para todos os critérios GUT

Com todas as demandas em mãos, chegou a hora de definir uma nota para todos os critérios da Matriz GUT, baseado nos níveis que indicamos anteriormente. 

Se um projeto não gera grandes impactos na organização, possui um prazo curto e não tem tendência de piorar, poderia receber nota 2 para gravidade, nota 5 para urgência e nota 1 para tendência, por exemplo. 

Multiplique as notas dadas

Para calcular a nota final de cada demanda na Matriz GUT, basta multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios. 

No exemplo anterior, temos: 

• Gravidade: 2
• Urgência: 5
• Tendência: 1

2 x 5 x 1 = 10

Elabore o ranking de projetos

Depois de calcular a nota de todas as demandas, você pode classificá-los da maior para a menor pontuação. 

Essa é a ordem que os projetos devem ser executados. 

Em caso de empate, cabe ao gestor ou a equipe escolher quais critérios serão usados para desempatar. 

Pode ser a demanda com o critério de tendência maior, já que é um problema que pode aumentar ao longo do tempo. 

Ou então os que forem mais urgentes. 

Analise a melhor opção para sua realidade ou a realidade da sua equipe ou empresa. 

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