Se a sua empresa funcionou até agora em um escritório físico e a rotina era marcada por jornadas de trabalho de oito horas com todos os colaboradores na mesma estrutura física, o isolamento social causado pela pandemia do novo Coronavírus te mostrou uma outra realidade possível, certo? Muitas empresas estenderam o home office até o final do ano e muitas outras enxugaram custos fixos e entregaram seus escritórios e outras optaram por modelos de coworking. Você deve estar se perguntando, mas será que serve para o meu negócio? Como escolher o modelo de trabalho mais adequado para minha operação? 

Vem com a gente para entender do assunto e escolher modelo de trabalho mais adequado para chamar de seu!

Quer saber as vantagens do clube de negócios e empreendedorismo do 55Lab? Então conheça e venha fazer parte da nossa comunidade formada por empreendedores de verdade.

Vantagens e desafios do home office

Além de contribuir para a segurança e saúde daqueles que não podem exercer as atividades de forma remota, a adoção do modelo de home office trouxe uma grata surpresa em relação à produtividade e aumento da satisfação de colaboradores. 

Uma coisa é fato, quem conseguiu se adaptar bem ao home office não vai mais querer voltar ao modelo de escritório que conhecíamos até então. Segundo pesquisa realizada pela consultoria em recrutamento, Robert Half, 86% dos profissionais entrevistados gostariam de trabalhar remotamente com mais frequência quando o isolamento social for flexibilizado.

Trabalhar de casa (ou de qualquer outro lugar que não o escritório, um coworking, por exemplo) é experimentar a a autonomia e a responsabilidade de trabalhar com liberdade. E, no cenário atual, as duas moedas mais valorizadas são tempo e mobilidade. 

No entanto, essa transição oferece desafios importantes. Mas aqui cabe uma ressalva: é preciso lembrar que o home office praticado durante esse período de isolamento social não é o mesmo que em situações normais. Conciliar trabalho, tarefas domésticas, cuidado com filhos, falta de infraestrutura adequada (mobiliário, conexão, etc) e a impossibilidade de transitar e fazer atividades corriqueiras também causam ansiedade e até mesmo o aumento de casos de burn out.

Sabe onde você pode transformar sua relação com o trabalho e aprender a produzir com as moedas mais importantes do mercado, tempo e mobilidade? Aqui no Tapa na na Cara – um passo a passo para você desafiar as regras do senso comum do trabalho e aprender a ganhar para trabalhar com o que sabe e gosta de fazer.

Impactos e pontos de atenção para operar remotamente (seja no home office, no coworking ou poucos dias da semana no escritório)

Compreendido que o algumas mudanças vieram para ficar e que adotar um modelo de trabalho mais flexível e que possibilita maior liberdade e satisfação para colaboradores, confira agora os impactos e pontos de atença que devem ser levados em consideração.

Repensar métricas, regras e fluxos

A distância pode impactar relações. A jornada de trabalho como conhecíamos não faz mais sentido e, portanto, mensurar resultado apenas sob a ótica de horas trabalhadas simplesmente caiu por terra. É preciso repensar a governança da empresa em todos os níveis, simplificar a estrutura hierárquica. 

Os fluxos de trabalho e comunicação devem promover a inserção no mundo.co e, por isso, a criação de grupos multidisciplinares trabalhando por projetos e entregas deve ganhar mais espaço.

Plataformas digitais e licenças (mercadológicas e operacionais)

A empresa precisa garantir que seus colaboradores tenham boas condições de trabalho: equipamentos, mobiliário, conexões, licenças de softwares e aplicativos para trabalhar com mobilidade. 

E também é imprescindível garantir  que a empresa continuará operando de forma regular, ou seja, que tenha um endereço oficial para manter o registro de seu CNPJ e inscrições estaduais e municipais em conformidade com os órgãos competentes. 

Se você ainda não conhece como funcionam os serviços de contratação de endereço fiscal, veja aqui um passo a passo e considerações sobre o assunto.

Otimização de custos e despesas

Você precisa avaliar as opções e seus impactos nos curto e médio prazo. Pode optar por transformar seu escritório em um espaço de convivência, adequado para reuniões, encontros e treinamentos. Outra opção é investir para oferecer a infraestrutura de trabalho na casa de cada colaborador. E, por fim, pode optar por contratar um (ou vários) coworkings em diferentes pontos da cidade para criar a infraestrutura necessárias para seus colaboradores trabalharem.

Verifique se o lugar que você procura é adequado para negócios, afinal, não basta ter um espaço para trabalhar, ele também deve estar alinhado com a sua filosofia de trabalho, fazer parte do posicionamento da sua marca e criar um ambiente propício para troca de experiências que impactem positivamente no resultado da sua empresa.

Treinamentos e ações de incentivo e relacionamento

Lembre-se de que trabalhar remotamente é uma maneira de trabalhar e está ligado à sua forma de pensar o trabalho. 

Ela permite que a sua vida privada não seja totalmente consumida pelo trabalho, mas também exige mudanças de postura e comportamento – principalmente para que as relações não se percam.

A liberdade de trabalhar onde, quando, como e com quem quiser pode impactar significativamente nos resultados de seus colaboradores. Dessa forma, eles vão poder conviver com profissionais de diferentes áreas e segmentos de atuação. E, na diversidade, a inovação nasce com mais facilidade.

No entanto, essa escolha deve ser acompanhada de novas rotinas de treinamento, integração de equipes e ferramentas para que a comunicação se mantenha efetiva e as relações sejam cultivadas.

 O 55Lab.Club é um exemplo disso: trata-se de uma comunidade, um jeito de pensar e interagir que tem o objetivo de promover justamente esse equilíbrio.

Por que escolher um coworking e não só o home office ?

Um coworking pode ser a solução ideal para otimizar recursos e, além disso, ainda oferecer mobilidade e liberdade para seus colaboradores antes de definir seu modelo ideal de forma definitiva.

Se você escolheu entregar o escritório da sua empresa, lembre-se que o seu CNPJ ainda precisa de um endereço oficial para operar regularmente. Ou seja, você vai precisar contratar um serviço de endereço fiscal  para manter a documentação da empresa regular.

E, nesse mesmo caso, também precisaria investir recursos para que os colaboradores tenham condições de trabalhar em casa (mobiliário, infraestrutura, etc) ou pagar um auxílio para que eles se organizem durante esse momento.

Um coworking pode oferecer todas essas possibilidades. Existem modelos de contratação de endereço fiscal combinado com pacotes de horas individuais; salas fixas privativas e/ou até mesmo um andar inteiro gerenciado pelo coworking e sem a burocracia do aluguel tradicional. Só para exemplificar, nesse modelo você ainda tem a liberdade de aumentar ou reduzir a estrutura sem grandes multas de cancelamento.

Mas poucas pessoas conhecem a possibilidade de um modelo híbrido. É possível contratar o endereço fiscal e ter um escritório de apoio para cada colaborador sem a obrigação de contar horas ou ter que pagar por uma sala que pode ficar mais de 12 horas por dia fechada.

É o modelo de clube de negócio e empreendedorismo como o 55Lab.Club. Além de promover a troca de conhecimentos e experiências, ainda oferece escritório de apoio e endereço fiscal sem complicações e burocracias no formato de assinatura recorrente.

Como escolher o modelo de trabalho ideal: home office, coworking ou escritório?

Quer saber como escolher o modelo de trabalho ideal e ainda não sabe pode onde começar dentre todos os critérios para avaliar? Então confira o passo a passo a seguir e garanta o modelo adequado para o seu negócio.

1. Avalie custos de manutenção do escritório: você deve saber quanto economizaria em um ano ao eliminar custos fixos como aluguel, condomínio, estacionamento, copa, manutenção, recepcionista.
2. Co-crie o modelo com a equipe: analise com seus colaboradores modelos que eles vão sentir-se confortáveis para produzir mais e melhor. Tenha em mente que um modelo híbrido pode agradar “gregos e troianos”.
3. Investimentos em tecnologia: calcule o investimento em tecnologia para que a equipe possa trabalhar remotamente (softwares, licenças, etc).
4. Simplifique a estrutura hierárquica: revisite papéis, funções, fluxos de comunicação e informação. Desburocratizar processos e investir na construção da cultura do remoto será importantíssimo para manter as relações.
5. Estabeleça regras: horários de reuniões, ligações e mensagens em aplicativos deve respeitar horários limites para não interferir tanto na rotina familiar (horários de alimentação, finais de semana, etc).
6. Institua feedbacks periódicos: realize pesquisas para avaliar a experiência do trabalho remoto e mapear necessidades que vão surgindo para co-criar novas possibilidades com o time.

7. Incentive a integração: promova eventos, sejam eles workshops, palestras, um happy hour ou imersão com o objetivo de incentivar o networking e fomentar a integração entre equipes e empresas.

Sabe onde você pode encontrar tudo isso? Aqui no melhor clube de negócios e empreendedorismo de Brasília! É isso mesmo, você vai ter o escritório do 55Lab como ponto de apoio logístico bem no centro da cidade.

Conclusão

Que os modelos de trabalho mudaram e não vão voltar ao que conhecíamos até o início de 2020, nós já sabemos. Mas o ideal para sua empresa, só você e seus colaboradores podem criar.

Os espaços coworking mostram-se como saídas fundamentais para quem se joga no mundo do negócios, seja uma empresa em transição de modelos ou para aquelas que já optaram pelo modelo 100% remoto.

A gente acredita no mundo.co, na prática das relações de cooperação e interação colaborativa. O coworking é uma das vantagens de fazer parte do 55Lab.Club. Então venha pra cá e descubra outras oportunidades!

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Sobre a autora

Juliana Guimarães é paulistana de coração e brasiliense de carteirinha, participou ativamente do processo de aceleração do movimento empreendedor no nosso quadradinho. Especialista em transformar ideias em negócios viáveis, é co-fundadora do 55Lab.co, o qual nasceu como 4Legal, o primeiro coworking de Brasília, responsável pela tração do ecossistema empreendedor na região.