Entender como usar da organização e processos para criar rotinas simples e eficientes vai te fazer gastar menos tempo com a resolução de problemas que poderiam ser previstos. 

A roda da sua empresa deve girar mesmo quando você ou outros gestores não estiverem presentes. 

Confira nosso guia de organização e processos para empreendedores e entenda como melhorar a dinâmica dos seus funcionários. 

Como saber que sua empresa precisa de mais organização e processos

Antes de entrarmos nas dicas práticas de organização e processos, é preciso entender se sua empresa precisa melhorar nesse quesito. 

Muitos empreendedores acreditam que, para uma empresa estar funcionando e entregando resultados, não é necessário criar processos ou otimizar as tarefas. 

O que eles não consideram é que organização e processos existem para melhorar ainda mais o que está sendo feito, reduzindo tempo com tarefas cotidianas e aumentando a produtividade. 

Confira alguns sintomas de que essa produtividade não está funcionando bem e que pode ser melhorada: 

• Na falta do gestor, a produtividade do time cai significativamente ou as pessoas não são capazes de tomar decisões simples;
• As atividades do time não seguem nenhum padrão de execução, comprometendo a qualidade do processo;
• Cada funcionário tem sua forma própria de controlar sua parte do trabalho;
• Os membros do time não têm certeza do que precisam fazer em cada parte do processo;
• Prazos estabelecidos são raramente respeitados e é muito difícil controlar o que está atrasado ou os gargalos do processo;
• Se um funcionário sai de férias, as atividades dele são suspensas temporariamente ou executadas de forma incorreta porque ele é a única pessoa com conhecimento, autonomia ou recursos suficientes para a execução;
• As informações são gerenciadas de forma ineficiente e a falta de controle resulta em informações obsoletas, duplicadas, difíceis de encontrar e incertas.

Se você identifica esses problemas em sua empresa, é hora de organizar e pensar em processos mais eficientes. 

Guia de organização e processos para empreendedores

Entenda onde você está e onde você quer chegar

Antes de implementar qualquer mudança na sua empresa, é preciso fazer uma análise da situação atual para entender quais são as necessidades do seu time. 

A partir daí, desenhe as etapas de cada processo e entenda como seu time trabalha e como as decisões são tomadas dentro da empresa. 

Só depois desse panorama inicial é possível entrar na etapa de organização e processos, definindo melhorias e rotinas mais fáceis. 

Pense nos processos além das pessoas

Se você tem um funcionário que conhece bem o negócio e sabe resolver os problemas que aparecem no dia a dia do negócio, você não tem um processo. 

No caso desse funcionário sair da empresa ou se ausentar por qualquer motivo, outra pessoa poderá assumir o seu lugar de forma fácil e rápida, mantendo o mesmo nível e forma de trabalho?

Quando a qualidade de execução do seu negócio depende somente da boa fé, experiência e memória das pessoas executando cada tarefa, você está provavelmente desperdiçando oportunidades de se tornar mais competitivo.

É fundamental que os objetivos e métodos de execução existam fora da cabeça das pessoas, em formato acessível para que todos utilizem. 

Elimine gargalos e problemas

Além de fazer todos os membros do time saberem como as tarefas devem ser executadas e quais critérios devem adotar ao tomar decisões de negócio, é importante analisar os processos à procura de gargalos e problemas. 

Esses obstáculos demandam tempo e energia da sua equipe e, quando acontecem com frequência, podem impactar seu negócio negativamente. 

Entenda quais gargalos costumam ocorrer e pense em soluções a longo prazo, que poderão eliminar ou, pelo menos, acelerar a resolução desses problemas. 

Padronize atividades rotineiras

Ao mudar sua abordagem e padronizar as atividades mais comuns você se torna apto a orientar seu time para que eles executem suas tarefas de forma mais eficiente e autônoma. 

Para ter mais organização e processos na sua empresa é preciso: 

• Entender quais atividades acontecem com uma frequência regular e categorizá-las pela frequência em que ocorrem ou pelo gatilho para sua execução; 
• Definir a forma em que cada uma dessas atividades deve ser executada; 
• Apresentar esses processos para o time e oferecer o auxílio necessário até que todos estejam cientes dos processos. 

Comece devagar e implemente uma mudança de cada vez

Por fim, a última dica do guia de organização e processos para empreendedores está na forma de implementar essas mudanças. 

Processos eficientes nunca são implementados simultaneamente em toda uma empresa ou mesmo em um time inteiro. 

Comece pelos gargalos que estão causando mais impacto, ou que são mais fáceis de serem implementados, e depois vai instalando os outros processos, à medida que o time vai se habituando com eles. 

Gostou do nosso guia de organização e processos para empreendedores? 
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