Gestão de tempo e produtividade são ferramentas essenciais para garantir a organização, o alto-desempenho e o bem-estar. O gerenciamento do tempo não é sobre planejar cada minuto do seu dia e ter uma rotina engessada, mas sobre formas de otimizar o dia a dia e focar seu tempo no que é mais importante. 

Ao fazer um planejamento bem estruturado da sua rotina, é possível aproveitar os benefícios da gestão de tempo e produtividade, garantindo melhores resultados dentro do mesmo tempo disponível para cada demanda. 

Confira 10 dicas de gestão de tempo e produtividade para colocar em prática hoje e garantir uma rotina mais leve, ágil e com equilíbrio. 

10 dicas de gestão de tempo e produtividade para colocar em prática hoje

1. Mapeie sua rotina e estabeleça prioridades

Antes de começar a planejar sua rotina ideal e testar ferramentas de gestão de tempo e produtividade, é importante entender como é sua rotina hoje e quais atividades são essenciais para que você consiga realizar seu trabalho. 

Mapeie todas as atividades que você realiza diária, semanal e mensalmente para entender o que está te sobrecarregando e o que pode ser adaptado. Depois, estabeleça quais delas são prioridades e quais podem ser delegadas ou automatizadas. 

2. Defina metas e prazos

Depois que você definiu quais são as suas atividades gerais e quais suas prioridades, é hora de estabelecer um cronograma de entrega de todas as suas demandas. Defina metas para cada área e estabeleça prazos para terminar cada atividade, assim como a frequência em que precisa realizar atividades recorrentes. 

3. Planeje sua rotina

Depois de estabelecer, metas, prazos e prioridades, chegou a hora de definir qual seria sua rotina ideal para encontrar a melhor forma de organizar suas demandas. Um dos principais erros de quem tem uma rotina desorganizada é a repetição de tarefas apenas pelo hábito de fazê-las. 

Uma forma de ajustar a rotina é criar blocos de tempo para realizar atividades parecidas. Assim, ao invés de checar seu e-mail diversas vezes ao dia, pode focar em duas checagens em horários definidos, tirando essa distração ao realizar outras atividades. 

4. Saiba dizer “não”

Para estabelecer uma rotina saudável, pode ser que nem todas as atividades da sua lista caibam nas 24h do seu dia. Quando falamos em gestão de tempo e produtividade, é essencial saber dizer “não” para as demandas que estão te sobrecarregando e que não precisam ser, necessariamente, feitas por você. O que nos leva à próxima dica…

5. Delegue tarefas

Você não precisa abraçar o mundo sozinha. Saiba que delegar tarefas para outras pessoas do seu time, familiares ou outros profissionais pode otimizar sua agenda e te dar o tempo que você precisava para cuidar do seu negócio ou passar mais tempo com a sua família. 

6. Use uma ferramenta de controle física ou virtual

Outro fator que atrapalha manter a gestão de tempo e produtividade é não ter uma ferramenta de controle das demandas, do que foi feito e do que ainda está pendente. Seja uma agenda física, um aplicativo ou o bloco de notas do celular. O que importa é ter um lugar fixo em que você anote sua rotina e seus compromissos importantes para planejar seu dia. 

7. Use tecnologias para melhorar a gestão de tempo e produtividade

Além da agenda, há outras tecnologias que podem te ajudar a otimizar seu dia a dia. Hoje, é possível agendar envio de e-mails, programar o pagamento de contas, fazer compras por aplicativo e outras modernidades que podem te ajudar a ganhar tempo e se livrar de algumas tarefas. Dessa forma, você foca o seu tempo no que mais importa. 

8. Diminua as distrações

As distrações são as principais vilãs da gestão de tempo e produtividade. E o tempo gasto em redes sociais e aplicativos de celular estão no topo da lista. Procure formas de diminuir as distrações durante o trabalho, como desabilitar as notificações ou usar o modo não perturbe, para que você foque nas demandas e consiga acabar o trabalho em menos tempo. 

9. Utilize técnicas de gestão de tempo e produtividade

Há especialistas em produtividade no mercado que criam métodos e técnicas para que as pessoas consigam aproveitar melhor o tempo e ter uma rotina mais organizada. Método GTD, Método Pomodoro e Método Kanban são algumas das metodologias que podem te ajudar nesse processo. 

10. Reserve um tempo para você

Todas essas ferramentas de gestão de tempo e produtividade podem te ajudar a ter mais equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Por isso, lembre-se de sempre reservar um tempo para você, para uma atividade física, um hobbie ou quaisquer atividades que vão te trazer conforto e alegria durante a semana.