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5W2H: a ferramenta que vai transformar o seu planejamento

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5W2H: a ferramenta que vai transformar o seu planejamento

5W2H: essa sigla estranha é um checklist de perguntas específicas que devem ser respondidas para garantir a efetividade de um projeto. Todos os envolvidos no projeto devem ajudar a responder essas perguntas com clareza e eficiência, já que elas servem para eliminar quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo do processo. 

O 5W2H é baseado no lead dos jornais e revistas, aquele primeiro parágrafo no qual você consegue obter as informações principais da notícia e, se interessar, ler o resto da matéria para mais detalhes. 

Com essas sete perguntas em mãos, a execução do seu projeto será mais clara e objetiva, tornando a atividade ou projeto muito mais fácil de ser executado e colocando todo o time no mesmo patamar de entendimento do projeto. 

Continue lendo para entender cada uma dessas perguntas e os benefícios de adotar essa ferramenta para garantir um planejamento realista e completo

Por dentro de cada letra

A base da metodologia do 5W2H são sete perguntas essenciais, em inglês:

What? – O quê?

Aqui entra o foco principal do projeto, que deve ser descrito de forma concisa, clara e sem enrolação. Para exemplificar todas as etapas, vamos considerar uma empresa que queira implementar um plano interno de sustentabilidade. Então, na primeira pergunta do 5W2H, a resposta poderia ser: “Reduzir os desperdícios através da conscientização de sustentabilidade dos funcionários”.  

Why? – Por quê?

Essa etapa deve considerar as motivações para a realização da ação, ou seja, o combustível necessário para a execução do projeto. No caso da sustentabilidade, “Altos gastos com água e energia” ou “Colaborar por um planeta mais saudável” podem ser motivações do porquê. 

Where? – Onde será feito?

Identificar onde a ação irá acontecer também é um passo importante. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda, nas redes sociais, dentro da própria empresa ou em locais específicos. No nosso exemplo, a mudança teria que acontecer dentro da própria empresa, em todas as áreas. 

When? – Quando será feito?

Um plano de ação precisa ter início e fim bem definidos. Se o projeto for grande, o ideal é estabelecer um cronograma de tarefas e datas limites para a finalização de cada etapa. Ser sustentável é um projeto de longo prazo, então poderíamos estabelecer prazos como: “Reduzir a quantidade de água gasta em dois meses” ou “Reduzir 5% da energia gasta a cada mês pelos próximos seis meses”. 

Who? – Quem fará?

Quem serão as pessoas envolvidas no processo? Nessa etapa do 5W2H, você pode colocar cada pessoa específica e o seu papel no projeto, ou selecionar os times que estarão envolvidos. No exemplo, todos os funcionários terão que participar da força tarefa de poupar energia e água. 

How? – Como será feito?

Esse é o foco do planejamento e uma das etapas mais importantes. Essa pergunta deve ser respondida com ideias, desenvolvimento da criatividade, análises e pesquisas. É importante especificar como cada etapa será feita e quais serão as ferramentas necessárias para colocar todo o plano em prática. No nosso projeto de sustentabilidade, um ótimo “como” seria “Através de palestras, cursos e dinâmicas para conscientização dos funcionários”. 

How much? – Quanto vai custar?

Estabelecer o custo do projeto, mesmo que seja uma previsão, é crucial para o sucesso da ação. Estabelecer possíveis alternativas para problemas financeiros pode levar o seu plano de ação a um novo patamar. No projeto de sustentabilidade pode ser necessário a troca de torneiras por opções mais econômicas, por exemplo, ou trocar as lâmpadas por led. Tudo isso deve ser orçado antes de iniciar os trabalhos. 

5W2H

Benefícios do 5W2H

O 5W2H se destaca por ser uma ferramenta simples e muito eficiente. Com essas perguntas documentadas, qualquer pessoa que entre no projeto depois do planejamento consegue facilmente ficar por dentro de todas as etapas e entender o propósito por trás do projeto. Isso garante que seu time esteja mais conectado.

A ferramenta também pode ser usada de forma individual, com foco profissional e em outras áreas. A ideia é que qualquer planejamento precisa ser fragmentado para uma ampla compreensão, para que depois possa ser transformado em um plano de ação realista. 

E você, já conhecia a ferramenta 5W2H? Já utilizou para tirar algum projeto do papel? Conta aqui nos comentários!

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