Não é possível adicionar mais horas ao nosso dia, ou mais dias as nossas semanas. 

Mas tem uma forma de ganhar mais tempo: usando técnicas e ferramentas de gestão de tempo. 

Seja no trabalho, nos estudos, na prática de exercícios físicos ou nas atividades mais corriqueiras do dia a dia, ter o tempo bem dividido faz com que ele, de fato, renda.

Confira 4 técnicas de gestão de tempo e suas respectivas ferramentas para colocar em prática e melhorar sua produtividade! 

4 técnicas de gestão de tempo e ferramentas para experimentar

Método GTD – Getting Things Done

Começamos pelo GTD, um dos mais famosos e amados métodos de gestão de tempo da atualidade. 

Ideal para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo qual caminho seguir para ser produtivo, o GTD significa Getting Things Done, traduzido para “a arte de fazer acontecer” em português. 

Essa técnica possui cinco passos:

1. Capturar: Momento de escrever tudo o que você precisa fazer, tirando da mente para um lugar seguro e com rápido acesso;
2. Esclarecer: Analisar as anotações da etapa anterior e entender o que cada demanda exige;
3. Organizar: Fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades;
4. Refletir: Revisar, atualizar e encontrar formas de aumentar a produtividade;
5. Engajar: Fazer o que deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento. 

A ideia principal desse método é liberar a mente das demandas que permanecem em nosso pensamento e criar listas para realizar uma tarefa de cada vez. 

Ferramenta indicada: Asana

No contexto do GTD, o Asana oferece uma caixa de entrada em que é possível fazer a etapa de captura, criar tarefas e organizá-las nas formas de quadros, lista e cronograma. 

O aplicativo ainda possui gráficos para acompanhar o progresso de atividades e funcionalidades de colaboração para quem trabalha em equipe. 

Técnica de Pomodoro

A técnica de Pomodoro é usada para organizar a gestão de tempo das atividades, principalmente para aqueles que possuem dificuldade de se concentrar em tarefas longas. 

Ela consiste em programar um cronômetro para tocar a cada 25 minutos de trabalho, quando se faz um intervalo de 5 minutos de descanso.  

Após quatro ciclos, deve-se fazer um intervalo maior, de 15 a 30 minutos. 

Dessa forma é possível ter blocos de tempo de concentração total sabendo que em seguida você terá um tempo de descanso. 

Ferramenta indicada: Tomato Timers

O Tomato Timers é um cronômetro voltado para a técnica de Pomodoro. 

Ele já possui os tempos certos da técnica, mas também permite que você customize o tempo ideal do pomodoro, da pausa curta e da pausa longa. 

Kanban

O Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzido como “cartão” ou “sinalização”. 

Os cartões servem para sinalizar onde cada tarefa está no processo de produção. 

Geralmente ele utiliza três fases: 

1. To do: tarefas a serem feitas;
2. Doing: tarefas sendo executadas; 
3. Done: tarefas concluídas. 

Mas essas podem ser adaptadas de acordo com a realidade pessoal ou do time, podendo ter várias fases até que a tarefa seja concluída. 

Ferramenta indicada: Trello

Muitos não sabem, mas o Trello, uma das mais importantes ferramentas de gestão de tempo, foi inspirado no Kanban! 

O intuito dessa ferramenta é apresentar todas as tarefas em uma visão geral, em que cada demanda tem seu próprio cartão, que vai passando de coluna em coluna até ser finalizado. 

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma tabela de prioridades em que você analisa gravidade, urgência e tendência (daí a sigla), atribuindo notas de 1 a 5, e multiplicando os valores. 

A gravidade mede o impacto da demanda na sua vida ou no seu negócio, a urgência mede o tempo e a tendência mede a probabilidade de crescimento do problema. 

Ferramenta indicada: Excel ou Google Sheets

Para saber quais problemas listados exigem prioridade, basta multiplicar os resultados das variáveis G, T e U, que podem ser feitos em uma planilha para facilitar o uso da ferramenta no dia a dia. 

Vamos a um exemplo: 

• Demanda 1: Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 4 (4x3x4=48)
• Demanda 2: Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 3 (5x4x3=60)
• Demanda 3: Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 2 (3x3x2= 18)

Nesse cenário, a demanda 2 deve ser prioridade, seguida da 1 e da 3. 

Essas foram 4 técnicas de gestão de tempo com suas respectivas ferramentas para você colocar em prática e melhorar sua produtividade! 

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